حفظ و نگهداری اطلاعات حسابداری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، زیرا تمامی تراکنش‌ها و رویدادهای مالی شرکت در طول زمان باید به صورت دقیق و قابل بررسی ثبت شوند. در اینجا چند مورد مهم درباره حفظ و نگهداری اطلاعات حسابداری را می‌توان ذکر کرد:
1. نگهداری مناسب مدارک: برای هر تراکنش مالی، باید اسناد و مدارک مربوطه را به صورت منظم و مرتب دریافت و نگهداری کنید. این شامل فاکتورها، سند‌های پرداخت، اسناد بانکی و سایر مدارک مرتبط است.
2. سیستم حسابداری: استفاده از یک سیستم حسابداری قوی و قابل اطمینان برای ثبت تراکنش‌ها و تولید گزارشات مالی ضروری است. سیستم باید این امکان را داشته باشد که اطلاعات را به صورت پایگاه‌داده مرتبط ذخیره کند و قابلیت بازیابی آسان اطلاعات را فراهم کند.
3. پشتیبان‌گیری موثر: برای جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات مالی، باید روزانه یا به صورت منظم نسخه پشتیبان از اطلاعات حسابداری گرفته شود و در مکان امنی نگهداری شود. این میتواند شامل تهیه نسخه پشتیبان بر روی دیسک‌های جانبی، سرورهای ابری یا حتی سیستم‌های بانکی باشد.
4. امنیت اطلاعات: برای حفاظت از اطلاعات حسابداری، لازم است که منابع مالی و اطلاعات مرتبط بطور کامل مورد حفاظت قرار گیرند. این شامل استفاده از رمزنگاری، سیستم‌های حفاظت فیزیکی و محدود کردن دسترسی به اطلاعات حسابداری می‌شود.
5. برگزاری آزمون‌های داخلی: برگزاری آزمون‌های داخلی و ارزیابی مستمر سیستم‌های حسابداری به منظور تشخیص خطاها و ضعف‌ها و بهبود فرآیندهای مرتبط با حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است.
با رعایت موارد ذکر شده و مطابقت با قوانین مربوطه، فرآیند حفظ و نگهداری اطلاعات حسابداری شرکت خود را بهبود خواهید بخشید.
نیز داری سیستم های ابری و پیشرفته ای می باشد که میتواند در حفظ و نگهداری اطلاعات شرکتها و اصناف مختلف کوشا باشد.
این سیستم ها از قابلیت اشتراک گذاری اطلاعات مالی و صورت حساب ها را با امنیت بالا برای کاربران تعریف شده فراهم نماید.
